Zarządzanie czasem - jak skupiać się na tym, co najważniejsze

Czy zdarza Ci się spojrzeć wstecz i zadać sobie pytanie: „Co tak naprawdę udało mi się dzisiaj zrobić?”. Czy marzysz czasem o projektach i rzeczach, za które kiedyś się zabierzesz, ale to „kiedyś” nigdy nie nadchodzi? Tematem niniejszego artykułu jest spowolnienie tej szalonej gonitwy, aby znaleźć czas na rzeczy, które są naprawdę ważne. Wierzymy, że istnieje możliwość, by zmniejszyć poczucie zabiegania i dekoncentracji, za to bardziej cieszyć się chwilą obecną. 

Zarządzanie czasem - jak mieć więcej czasu każdego dnia. Fot. px

Dziś wszyscy jesteśmy wciąż zajęci. Niemal natychmiast reagujemy na pojawiające się wyzwania, doskonalimy swoją produktywność i wydajność, wykonujemy coraz więcej zadań. Jesteśmy zalewani informacjami, a nasz dzień pracy przypomina ciągły wyścig. Brak czasu, zmęczenie i dekoncentracja stały się plagą naszych czasów. Wolne chwile, które udaje nam się znaleźć, tracimy na korzystanie z telefonów i laptopów, scrollowanie wpisów i lajków w social mediach. W tym świecie łatwo zgubić to, co jest naprawdę ważne. Najpiękniejsze chwile życia umykają naszej uwadze i, co gorsza, pamięci w zalewie wypełnionych zajęciami i stresujących dni szaleńczego wyścigu za... Właśnie, za czym? 

Czy w naszym życiu chodzi o realizowanie coraz większej liczby zadań czy szybsze odfajkowywanie wszystkich pozycji na naszej liście rzeczy do zrobienia? Nie, chodzi o zasady, które naprawdę mogą pomóc nam w znalezieniu w trakcie naszego dnia większej ilości czasu na rzeczy, które są dla nas ważne — może to być spędzanie popołudni z rodziną, nauka języka obcego, podjęcie dodatkowej działalności biznesowej, wolontariat czy pisanie powieści. Niezależnie od tego, na co chcesz mieć więcej czasu, jesteś w stanie zrealizować swój cel. Zmieniając kolejne chwile i dni, możesz nadać życiu taki kształt, który będzie odpowiadał Twoim wyobrażeniom. 

Zacznijmy od przyczyn, które sprawiają, że życie w naszych czasach jest takie chaotyczne i pełne rozmaitych zajęć. Sytuacja, w której nieustannie zmagasz się ze stresem i z dekoncentracją, nie jest Twoją winą. W XXI w. istnieją dwie potężne siły, które rywalizują o każdą chwilę Twojego życia. Pierwszą z nich jest coś, co nazywamy „modą na bycie zajętym”. Moda ta to w istocie nasza kultura nieustannej krzątaniny — przepełnionych skrzynek e-mailowych, wypchanych po brzegi harmonogramów i niekończących się list z rzeczami do zrobienia. Po uwzględnieniu sposobu myślenia związanego z modą na bycie zajętym okaże się, że jeśli chcesz spełnić wymogi nowoczesnego świata pracy i prawidłowo funkcjonować we współczesnym społeczeństwie, musisz wypełnić każdą minutę swojego życia produktywnymi działaniami. Wszyscy inni są przecież zajęci. Jeżeli zwolnisz, zostaniesz w tyle i nigdy nie zdołasz nadążyć za światem. 

Druga siła, która rywalizuje o Twój czas, jest przez nas nazywana „basenami infinity”. To po prostu aplikacje i inne źródła nieustannie odnawiających się treści. Jeśli możesz odświeżyć zawartość programu ruchem palca w dół, masz do czynienia z basenem infinity. Jeżeli dana aplikacja służy do strumieniowania obrazu i dźwięku, też jest basenem infinity. Tego rodzaju ciągle dostępne i nieustannie odświeżające się źródła rozrywki są nagrodą za wyczerpanie związane z Twoją nieprzerwaną krzątaniną. 

Czy ta nieustająca aktywność jest jednak naprawdę obligatoryjna? Czy niekończące się rozrywki odwracające uwagę rzeczywiście są nagrodą? A może wszyscy po prostu funkcjonujemy na autopilocie? 

Przez większość czasu trzymamy się wartości domyślnych  

Obydwie opisane powyżej siły — moda na bycie zajętym i baseny infinity — są niezwykle potężne, gdyż stały się dla nas wartościami domyślnymi. W żargonie technologicznym wartość domyślna oznacza sposób, w jaki coś działa, gdy zaczynasz po raz pierwszy z tego korzystać. To opcja ustawiona z wyprzedzeniem, a jeśli nie zrobisz czegoś, by ją zmienić, zaczniesz używać właśnie wartości domyślnej. Gdy np. kupujesz nowy telefon, na ekranie głównym znajdziesz domyślnie ikony programu do obsługi poczty elektronicznej oraz przeglądarki internetowej. Domyślne ustawienia sprawiają, że otrzymujesz powiadomienie o każdej nowej wiadomości. Telefon posiada również ustawioną domyślnie tapetę oraz domyślny dzwonek. Wszystkie te opcje zostały wybrane wcześniej przez Apple’a, Google’a lub producenta Twojego telefonu; jeśli chcesz, możesz je zmienić, ale to wymaga podjęcia działań, więc sporej części ustawień domyślnych po prostu nie ruszamy. 

Tego rodzaju ustawienia domyślne są częścią niemal każdego aspektu naszego życia. Nie powinniśmy zakładać, że dotyczą one jedynie urządzeń; nasze miejsca pracy i nasza kultura również skrywają opcje domyślne, które sprawiają, że bycie zajętym i nieustannie dekoncentrowanym jest normalnym, typowym stanem rzeczy. Tego rodzaju standardowe opcje są wszechobecne. Nikt nie spojrzał nigdy na swój pusty terminarz i nie powiedział: „Najlepszą metodą, by dobrze wykorzystać ten czas, będzie wypełnienie go losowymi spotkaniami!”. Nikt nigdy nie oznajmił: „Najważniejszą rzeczą są dzisiaj zachcianki innych ludzi!”. To oczywiste, że nikt nie mówi czegoś takiego, gdyż byłoby to niedorzecznością. Z drugiej strony, ze względu na wartości domyślne, to właśnie w taki sposób postępujemy. 

Każde spotkanie odbywające się w biurze ma domyślnie przyjętą długość 30 lub 60 minut, nawet jeżeli omawiana kwestia wymaga tak naprawdę jedynie krótkiej rozmowy. Opcje domyślne sprawiają, że to inni ludzie decydują o tym, co znajdzie się w naszym terminarzu, a od nas oczekuje się akceptacji szeregu następujących po sobie spotkań. Reszta naszej pracy domyślnie bazuje na poczcie elektronicznej i systemach wysyłania wiadomości; za sprawą domyślnie przyjętych rozwiązań nieustannie sprawdzamy również nasze skrzynki odbiorcze i od razu odpowiadamy na wszystkie e-maile. 

"Reaguj na to, co masz przed sobą. Wypełnij swój czas, dbaj o własną wydajność i realizuj jak najwięcej zadań" - to domyślne zasady dyktowane przez modę na bycie zajętym. Gdy zdołamy się wyrwać ze szponów mody na bycie zajętym, baseny infinity już czekają, by zacząć nas wabić. O ile domyślną wartością związaną z modą na bycie zajętym są niekończące się zadania, o tyle baseny infinity zapewniają nam domyślnie niekończący się szereg rozrywek odwracających naszą uwagę. Nasze telefony, laptopy i odbiorniki telewizyjne są pełne gier, wpisów w mediach społecznościowych oraz filmów. Wszystko znajduje się na wyciągnięcie ręki, wydaje się nie do odparcia i jest wręcz uzależniające. 

Wszelkiego rodzaju trudności są od razu łagodzone. "Odśwież aktualności na Facebooku. Rozejrzyj się po YouTubie. Postaraj się nadążyć za najnowszymi informacjami, zagraj w Candy Crush, urządź sobie maraton związany z oglądaniem seriali HBO" - to domyślne opcje, które kryją się za zachłannymi basenami infinity i pożerają każdą odrobinę czasu, jaką zostawi człowiekowi moda na bycie zajętym. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że przeciętna osoba spędza ponad cztery godziny dziennie wpatrzona w ekran swojego smartfona, a na dokładkę siedzi każdego dnia więcej niż cztery godziny przed telewizorem, rozrywka odwracająca naszą uwagę staje się (całkiem dosłownie) pełnoetatową pracą. 

Tak oto tkwisz wśród tego wszystkiego, a moda na bycie zajętym oraz baseny infinity ciągną Cię w przeciwnych kierunkach. Jak jednak przedstawiają się Twoje pragnienia? Jak chcesz spożytkować swoje dni i własne życie? Co by się wydarzyło, gdyby ktoś dał Ci możliwość przezwyciężenia owych domyślnych opcji i zastąpienia ich tym, co odpowiada Twoim oczekiwaniom? 

Siła woli nie jest lekarstwem na problemy. Próbując opierać się opisywanym tu siłom, może to być beznadziejne zadanie. Te aplikacje, gry oraz urządzenia ostatecznie zdołają odnieść nad Tobą zwycięstwo. 

Wyjściem z sytuacji nie jest także wydajność. Próbując ograniczyć czas przeznaczany na różne obowiązki i realizować więcej zadań, pojawia się problem, który polega na tym, że zawsze istnieją inne zadania i potrzeby czekające w kolejce. Im szybciej pędzisz w swoim kołowrotku, tym szybciej będzie się on obracał. 

Istnieje jednak sposób, by uwolnić Twoją uwagę od tych rozpraszających (i rywalizujących ze sobą) czynników, a także odzyskać panowanie nad własnym czasem. Możesz wprowadzić do swojego życia zasady, które pozwalają Ci wybrać to, na czym chcesz się skupić, pomagają Ci zgromadzić energię potrzebną do podjęcia takich działań, a także ułatwiają wyrwanie się z błędnego koła domyślnych rozwiązań, zapewniając Ci tym samym możliwość działania w bardziej celowy sposób, jeśli chodzi o to, jak wykorzystujesz swoje życie. Nawet jeżeli nie masz pełnej kontroli nad swoim terminarzem — a mało kto z nas posiada taki komfort — bez wątpienia możesz panować nad swoją uwagą. 

Możesz to sobie ułatwić poprzez tworzenie Twoich własnych ustawień domyślnych. Dzięki nowym nawykom i nowym sposobom myślenia możesz przestać reagować na nowoczesny świat i zacząć świadomie znajdować czas poświęcany później osobom i działaniom, które są dla Ciebie istotne. Tu nie chodzi o oszczędność czasu. Chodzi o znajdowanie czasu na to, co ważne. 

Możesz zapewnić więcej wolnej przestrzeni w Twoim kalendarzu, Twoim umyśle i Twoich dniach. Wspomniana przestrzeń może wnieść klarowność i spokój do Twojego codziennego życia. Może też zaowocować okazjami dotyczącymi zajęcia się jakimiś nowymi zainteresowaniami lub rozpoczęcia realizacji projektu odkładanego na „kiedyś”. Odrobina przestrzeni w Twoim życiu może nawet wyzwolić kreatywną energię, której nigdy nie udało Ci się znaleźć (lub która kiedyś została przez Ciebie zgubiona). 

JAKE i JZ 

Jake i JZ przez wiele lat pracowali w branży technologicznej jako projektanci produktów, pomagając tworzyć usługi takie jak Gmail, YouTube i Google Hangouts. Ich praca polegała na przekształcaniu abstrakcyjnych idei („Czy nie byłoby super, gdyby e-maile same się sortowały?”) w działające rozwiązania (skrzynka odbiorcza Gmaila wykorzystująca priorytety). Musieliśmy zrozumieć, w jaki sposób technologia wpasowuje się w codzienne życie, a przy okazji je zmienia. To doświadczenie zapewnia im wgląd w to, dlaczego baseny infinity są tak atrakcyjne, a zarazem pozwala ustalić, jak możemy zapobiegać sytuacjom, w których przejmą one kontrolę nad naszym życiem. Kilka lat temu uświadomili sobie, że mogliby zastosować reguły projektowania w odniesieniu do czegoś, co jest niewidoczne: naszego sposobu wykorzystywania czasu. Zamiast jednak skupić się na świecie technologii lub okazji biznesowych, zajęli się najważniejszymi projektami i najistotniejszymi osobami obecnymi w ich życiach. 

iPhone, który nie odwraca uwagi 

JAKE: 

"Przez cały dzień nie mogłem się doczekać, kiedy będę mógł spędzić trochę czasu z dziećmi, a gdy ta chwila już nadeszła, tak naprawdę byłem zupełnie nieobecny. I wtedy uświadomiłem sobie ważną rzecz. Nie chodziło o to, że jeden raz uległem czemuś, co odciągnęło moją uwagę — zmagałem się z poważniejszym problemem. Zrozumiałem, że każdego dnia reagowałem: na to, co znajdowało się w moim terminarzu, na przychodzące e-maile, na niekończący się strumień nowych materiałów udostępnianych w internecie. Chwile spędzane z rodziną przechodziły mi koło nosa — co jednak zyskiwałem w zamian? To, że zdołałem odpowiedzieć na jeszcze jedną wiadomość lub odfajkować dodatkową pozycję z listy rzeczy do zrobienia? 

Uświadomienie sobie tego faktu było frustrujące, gdyż już wtedy starałem się osiągnąć w życiu równowagę. Gdy w 2003 r. Luke przyszedł na świat, postawiłem sobie za cel zwiększenie swojej wydajności w pracy, dzięki czemu mógłbym spędzać więcej czasu z najbliższymi. W 2011 r. uważałem, że osiągnąłem mistrzostwo w kwestii wydajności i skutecznego wykorzystywania czasu. Spędzałem w pracy rozsądną liczbę godzin i każdego dnia wracałem na obiad do domu. To była właśnie ta równowaga między życiem prywatnym a zawodowym, do której dążyłem, lub tak przynajmniej mi się wydawało. 

Jeżeli jednak powyższe stwierdzenie było prawdziwe, dlaczego mój ośmioletni syn wytykał mi brak koncentracji? Skoro tak doskonale kontrolowałem swoje życie zawodowe, dlaczego czułem się tak zapracowany i mało skupiony? Czy w sytuacji, w której rano w mojej skrzynce odbiorczej czekało 200 wiadomości, a do północy zdołałem zredukować tę liczbę do zera, dzień naprawdę należało uznać za udany? 

To właśnie wtedy uświadomiłem sobie istotną rzecz: większa wydajność w pracy nie oznaczała wcale, że realizowałem najważniejsze zadania; przekładała się jedynie na szybsze reagowanie na to, co było priorytetem z punktu widzenia innych ludzi. 

Ponieważ przez cały czas byłem online, nigdy nie poświęcałem odpowiednio dużo uwagi moim dzieciom. Nieustannie odkładałem też na „kiedyś” mój wielki projekt dotyczący napisania książki. W istocie ociągałem się latami i nie napisałem w tym czasie choćby jednej strony. Byłem zbyt zajęty, drepcząc w miejscu wśród cudzych e-maili, aktualizacji statusów innych ludzi w mediach społecznościowych oraz udostępnianych przez znajomych fotografii przedstawiających spożywane przez nich posiłki. 

Te spostrzeżenia nie tylko rozbudziły moje rozczarowanie własną osobą; wywołały też moją wściekłość. W przypływie złości wziąłem do ręki telefon i odinstalowałem Twittera, Facebooka i Instagrama. Gdy kolejne ikony znikały z ekranu głównego mojego telefonu, czułem ciężar spadający z moich barków. 

Później spojrzałem na aplikację Gmail i zacisnąłem zęby. W tamtym okresie byłem zatrudniony w Google’u i przez wiele lat pracowałem w zespole zajmującym się Gmailem. Uwielbiałem ten program. Wiedziałem jednak, co muszę zrobić. Wciąż pamiętam komunikat, który pojawił się na ekranie — było to pytanie (najwyraźniej pełne niedowierzania), czy na pewno chcę usunąć tę aplikację. Przełknąłem ślinę i wybrałem Usuń. 

Spodziewałem się, że bez moich aplikacji będę się zmagał z niepokojem i poczuciem izolacji. W kolejnych dniach rzeczywiście dostrzegłem zmianę. Nie borykałem się jednak ze stresem, zamiast tego poczułem ulgę. Cieszyłem się wolnością. Przestałem odruchowo sięgać po mojego iPhone’a w obliczu
pierwszych oznak pojawiającej się nudy. Czas spędzany z dziećmi zwolnił w niezwykle pozytywny sposób.  

Uwielbiałem mojego iPhone’a i nowoczesną moc, jaką mi zapewniał. Akceptowałem również wszystkie domyślne opcje związane z tymi możliwościami, przez co byłem uwiązany do tego lśniącego urządzenia znajdującego się w mojej kieszeni. Zacząłem się zastanawiać nad tym, ile innych aspektów mojego życia należy poddać wnikliwej kontroli, a następnie zresetować i zaprojektować od nowa. Jakie jeszcze ustawienia domyślne akceptowałem bez słowa sprzeciwu, choć mógłbym przejąć nad nimi kontrolę? 

Wkrótce po moim eksperymencie z iPhone’em zmieniłem pracę. Nadal byłem zatrudniony w Google’u, ale zacząłem pracować w Google Ventures, funduszu venture capital inwestującym w zewnętrzne start-upy. Pierwszego dnia mojej pracy w Google Ventures poznałem gościa nazwiskiem John Zeratsky. Początkowo chciałem poczuć do niego niechęć. John jest ode mnie młodszy; bądźmy również zupełnie szczerzy — jest ode mnie przystojniejszy. Jeszcze bardziej irytujący był jednak jego niezmienny spokój. John nigdy nie był zestresowany. Realizował ważne zadania przed upływem terminów, znajdował też czas, by zajmować się dodatkowymi projektami. Wcześnie wstawał, wcześnie kończył pracę i wcześnie wychodził do domu. Zawsze miał na twarzy uśmiech. Jak on to, do licha, robił?

Ostatecznie wyszło na to, że całkiem nieźle dogaduję się z Johnem (lub JZ, jak często go nazywam). Wkrótce odkryłem w nim bratnią duszę. Podobnie jak ja, JZ był rozczarowany modą na bycie zajętym. Obaj uwielbialiśmy technologię i przez wiele lat pracowaliśmy nad usługami technologicznymi (gdy ja zajmowałem się Gmailem, on był związany z YouTube’em). Obaj zaczynaliśmy jednak rozumieć, jakie koszty pociągają za sobą te baseny infinity, gdy spojrzeć na nie przez pryzmat naszej uwagi i czasu. 

Łączyło nas jeszcze jedno: obaj postawiliśmy sobie za cel zrobić coś z poruszonym właśnie problemem. JZ zachowywał się wobec tej kwestii niczym Obi-Wan Kenobi, tyle że zamiast peleryny z kapturem nosił kraciaste koszule i dżinsy; nie interesowała go też Moc, ale coś, co nazywał „systemem”. W jego ustach było to coś niemal mistycznego. Nie wiedział, czym dokładnie jest system, ale wierzył w jego istnienie: miał to być prosty zestaw zasad, dzięki którym można byłoby unikać czynników rozpraszających, zachować energię i znaleźć więcej czasu. 

Tak, wiem — dla mnie też brzmiało to dziwacznie. Im więcej jednak dyskutowaliśmy nad tym, jak mógłby wyglądać taki system, tym częściej kiwałem potakująco głową. JZ ogromnie interesował się historią ludzkości i psychologią ewolucyjną; jego zdaniem problem wynikał po części z olbrzymiej przepaści, jaka powstała między naszymi zbieracko-łowieckimi korzeniami a szalonym współczesnym światem. Przyglądał się wszystkiemu z perspektywy projektanta produktów i doszedł do wniosku, że „system”, o którym mówi, sprawdzi się tylko wtedy, jeśli zmieni domyślne opcje, z jakimi mamy do czynienia, dzięki czemu mielibyśmy utrudniony dostęp do tego, co odwraca naszą uwagę, i nie musielibyśmy nieustannie walczyć z tymi zjawiskami wyłącznie przy użyciu naszej siły woli. Połączyłem zatem siły z JZ i tak rozpoczęły się nasze poszukiwania". 

Poszukiwania metody pozwalającej znaleźć czas

JZ: 

"Stworzona przez Jake’a koncepcja iPhone’a pozbawionego aplikacji odwracających uwagę była dosyć ekstremalnym rozwiązaniem i przyznaję, że nie od razu zdecydowałem się na coś takiego. Gdy jednak wdrożyłem ten pomysł w życie, byłem zachwycony rezultatami. W tej sytuacji obaj zaczęliśmy wypatrywać innych okazji do przeprojektowania różnych rozwiązań — szukaliśmy metod, by zmodyfikować nasze domyślne ustawienie z „dekoncentracji” na „skupienie”. 

Zacząłem czytać aktualności tylko raz w tygodniu, zmieniłem też swój harmonogram snu, by zacząć wcześniej wstawać. Eksperymentowałem z jedzeniem sześciu lekkich posiłków w ciągu dnia — potem sprawdziłem, co się będzie działo, gdy ograniczę się do dwóch obfitych. Praktykowałem różne formy ćwiczeń fizycznych, od biegów długodystansowych, poprzez zajęcia jogi, aż po codzienne wykonywanie pompek. Przekonałem nawet zaprzyjaźnionych programistów, by napisali dla mnie zindywidualizowane aplikacje do zarządzania listami rzeczy do zrobienia. W tym samym czasie Jake przez cały rok tworzył w arkuszu kalkulacyjnym zapiski dotyczące jego poziomu energii i próbował dojść do tego, czy powinien pić kawę, czy raczej zieloną herbatę. Starał się też ustalić, czy ma wykonywać ćwiczenia fizyczne rano, czy wieczorem, oprócz tego sprawdzał, czy lubi przebywać wśród innych ludzi (odpowiedź brzmi: „tak… przez większość czasu”). 

Te obsesyjne zachowania zapewniły nam mnóstwo wiedzy, ale byliśmy zainteresowani czymś więcej niż tylko tym, co sprawdzi się w naszym przypadku, wierzyliśmy bowiem w koncepcję systemu, który każda osoba mogłaby dopasować do swojego życia. Aby odkryć ten system, potrzebowaliśmy, by w eksperymentach wzięły oprócz nas udział również inne osoby. Szczęśliwym zbiegiem okoliczności zyskaliśmy dostęp do idealnego laboratorium. W czasie pracy w Google’u Jake stworzył coś, co nazwał „filozofią design sprint” — to zasadniczo całkowicie przeprojektowana koncepcja tygodnia pracy. Przez pięć dni dany zespół nie odbywa żadnych spotkań i skupia się na rozwiązaniu określonego problemu, realizując przy tym konkretne zadania zamieszczone na liście kontrolnej. To była nasza pierwsza próba projektowania czasu, a nie produktów; eksperyment zakończył się sukcesem, a sprinty szybko zdobyły popularność w Google’u. 

W 2012 r. zaczęliśmy wspólnie pracować nad wdrażaniem sprintów projektowych w start-upach znajdujących się w portfolio Google Ventures. W ciągu kilku następnych lat zrealizowaliśmy ponad 150 takich pięciodniowych sprintów; wzięło w nich udział niemal tysiąc osób: programiści, specjaliści od żywienia, prezesi, bariści, farmerzy i przedstawiciele wielu innych zawodów. 

Z naszej perspektywy gości, którzy mieli fisia na punkcie czasu, była to niesamowita okazja. Mieliśmy szansę przeprojektować tydzień pracy i wyciągać wnioski z działań setek niezwykle wydajnych zespołów pracujących w różnych start-upach, w tym w Slacku, Uberze i 23andMe. Wiele spośród wypracowanych zasad było następstwem tego, co odkryliśmy właśnie podczas owych sprintów".  

Cztery wnioski płynące ze sprintów, które mieliśmy okazję organizować 

Pierwszym naszym spostrzeżeniem było to, że w sytuacji, w której rozpoczynasz dzień z jednym celem stanowiącym dla Ciebie priorytet, do głosu dochodzi swoista magia. Podczas każdego dnia trwania sprintu ludzie skupiają się na jednym istotnym zagadnieniu. W poniedziałek zespół tworzy schematyczny plan problemu, we wtorek każda osoba prezentuje jedno rozwiązanie, w środę zespół decyduje, które rozwiązania są najlepsze, w czwartek powstaje prototyp, w piątek jest on testowany. Cel obierany każdego dnia jest ambitny, ale ludzie mają na głowie tylko jedno zadanie. Tego rodzaju zagadnienie znajdujące się w centrum uwagi promuje klarowność oraz motywację. Gdy wyznaczasz sobie jeden ambitny acz wykonalny cel, pod koniec dnia masz go z głowy. Możesz odfajkować to zadanie, wyjść z pracy i z zadowoleniem udać się do domu. 

Kolejną rzeczą, której nauczyliśmy się dzięki sprintom, było to, że skuteczność pracy rośnie, gdy ograniczysz dostęp do urządzeń elektronicznych. Ponieważ to my ustalaliśmy reguły, byliśmy w stanie zakazać użycia laptopów i smartfonów, a różnica, jaką zapewniał ten krok, była imponująca. W sytuacji, w której ludzie pozostawali odcięci od nieustającej pokusy poczty elektronicznej oraz innych basenów infinity, skupiali całą swoją uwagę na realizowanym właśnie zadaniu, a ich domyślnym trybem funkcjonowania była koncentracja. 

Dostrzegliśmy również, że energia jest ważnym elementem pełnej skupienia pracy i klarownego myślenia. Gdy zaczynaliśmy realizować sprinty projektowe, zespoły pracowały przez wiele godzin, czerpiąc energię ze słodkich przekąsek. Wraz z upływem dnia poziom energii jednak spadał. Postanowiliśmy zatem wprowadzić zmiany i obserwowaliśmy, w jaki sposób rozwiązania w rodzaju zdrowego lunchu, szybkiego spaceru, częstych przerw i nieco krótszego dnia pracy pomagały utrzymać wysoki poziom energii, co przekładało się na skuteczniejszą i wydajniejszą pracę. 

Opisywane powyżej zabiegi pokazały nam również, jak wielką moc skrywają same eksperymenty. Eksperymentowanie pomogło nam udoskonalić cały proces, a obserwowanie na własne oczy następstw wprowadzanych przez nas zmian zapewniło nam ogromną pewność siebie, której nie zdołalibyśmy wypracować, czytając opisy działań innych osób. 

Nasze sprinty wymagały zaangażowania okazywanego przez zespół w ciągu całego tygodnia, ale od razu dostrzegliśmy, że nie ma powodu, który uniemożliwiałby pojedynczym osobom przeprojektowanie
w podobny sposób każdego ich dnia. 

Oczywiście nie była to idealna droga prowadząca do perfekcji. Wciąż spotykamy się z sytuacjami, w których wciąga nas moda na bycie zajętym lub baseny infinity pełne rozrywek odwracających naszą uwagę. Chociaż niektóre z naszych strategii przerodziły się z czasem w nawyki, inne nie spełniały pokładanych w nich oczekiwań. 

Codzienne ocenianie osiąganych przez nas wyników pomagało nam zrozumieć, dlaczego się potykaliśmy. To eksperymentalne podejście sprawiało, że łatwiej wybaczaliśmy sobie popełniane błędy — pomijając wszystko inne, każde niedociągnięcie było tylko punktem danych, a my mogliśmy zawsze podjąć następnego dnia kolejną próbę. 

Pomimo naszych potknięć system znajdowania czasu okazał się odporny na błędy. Okazało się, że mamy więcej energii i przejawiamy lepsze nastawienie niż kiedykolwiek wcześniej, byliśmy również w stanie zająć się większymi projektami — rzeczami, za które planowaliśmy się „kiedyś” zabrać, ale dotychczas nigdy nam się to nie udawało.  

JAKE: 

"Marzyłem o tym, by wieczorami zacząć pisać, ale uświadomiłem sobie, że poważnym problemem jest dla mnie pokusa związana z oglądaniem telewizji. Zacząłem więc eksperymentować i wprowadziłem poważne zmiany dotyczące mojego domyślnego podejścia: zamknąłem odtwarzacz DVD w szafie i zrezygnowałem z subskrypcji Netfliksa. Wykorzystując wolny czas, który zyskałem dzięki tym posunięciom, zacząłem pisać powieść przygodową i byłem w stanie kontynuować te wysiłki, robiąc sobie przerwę tylko w okresie, w którym pracowaliśmy nad naszą książką 'Pięciodniowy sprint'. Pisanie jest czymś, co chciałem robić od dziecka, a zapewnienie sobie czasu na takie działania okazało się wspaniałym doznaniem". 

JZ: 

"Od wielu lat wraz z moją żoną Michelle marzyliśmy o długich wspólnych rejsach. Kupiliśmy zatem starą żaglówkę, a następnie zaczęliśmy ją remontować podczas weekendów. Zastosowaliśmy znaną ze sprintów strategię wybierania jednego zadania dziennie i umieszczania go w naszych terminarzach; dzięki temu udało nam się znaleźć czas, by zgłębić zagadnienia konserwacji silnika Diesla, funkcjonowania instalacji elektrycznej żaglówki oraz nawigacji po oceanie. Od tamtej pory mieliśmy okazję odbyć rejsy z San Francisco do południowej Kalifornii, Meksyku i w jeszcze bardziej odległe miejsca. Czuliśmy się tak podekscytowani osiągniętymi wynikami, że zaczęliśmy opisywać na blogu techniki, które były związane z systemem znajdowania czasu i sprawdzały się w naszym przypadku". 

Z tymi wpisami zapoznały się setki tysięcy osób, a wielu spośród czytelników postanowiło do nas napisać. Oczywiście niektórzy chcieli nas tylko poinformować, że jesteśmy przemądrzałymi kretynami,
ale znakomita większość komentarzy była pozytywna i inspirująca. Ludzie doświadczali niezwykłych zmian za sprawą stosowania takich rozwiązań jak usunięcie ze swoich smartfonów określonych aplikacji lub priorytetowe traktowanie jednego zadania każdego dnia. Te metody zapewniały im świeżą porcję energii i poczucie szczęścia. Nasze eksperymentalne rozwiązania sprawdzały się zatem w przypadku wielu osób, a nie tylko nas dwóch! 

Jak stwierdził jeden z naszych czytelników: „To zaskakujące, jak łatwa do zrealizowania była ta zmiana”. To prawda: odzyskanie panowania nad Twoim czasem i koncentracją może być zadziwiająco łatwe. Za sprawą iPhone’a pozbawionego aplikacji, które odwracały uwagę, Jake przekonał się, że zmiany nie wymagają ogromnej samodyscypliny. W istocie transformacja jest następstwem ponownego zdefiniowania ustawień domyślnych, stworzenia barier i rozpoczęcia procesu projektowania sposobu, w jaki spędzasz swój czas. Gdy już zaczniesz korzystać z naszego systemu znajdowania czasu, te niewielkie, pozytywne zmiany będą się wzajemnie wzmacniać. Im więcej takich rozwiązań wypróbujesz, tym więcej dowiesz się na temat siebie i tym skuteczniej będzie działać cały system. 

Znajdowanie czasu nie ma na celu zwalczania technologii; pomijając wszystko inne, obaj jesteśmy nerdami. Nie zaproponujemy Ci całkowitego odcięcia się od świata ani zamknięcia się w pustelni. Nasze zasady pozwolą Ci dalej obserwować Twoich przyjaciół na Instagramie, zapoznawać się z aktualnościami i wysyłać e-maile tak, jak robią to przedstawiciele naszych czasów. Poprzez zakwestionowanie standardowych zachowań typowych dla naszego świata, przesyconego czynnikami odwracającymi uwagę i ogarniętego obsesją na punkcie wydajności, możesz jednak wyciągnąć z technologii to, co najlepsze, a zarazem odzyskać panowanie nad sytuacją. Gdy już przejmiesz tę kontrolę, będziesz w stanie odmienić swoje życie. 

Jake Knapp i John Zeratsky 

Autorzy książki "Zarządzaj swoim czasem. Jak skupiać się na tym, co najważniejsze". 

--------------- 

Jeśli chcesz odzyskać spokój w codziennym życiu i przestać marzyć o dobie rozciągniętej do 60 godzin, przeczytaj tę książkę. Znajdziesz tu klarowny opis łatwego do wdrożenia systemu, który składa się z czterech prostych elementów, nie wymaga realizacji irracjonalnych czy nierealnych pomysłów i pozwala na odzyskanie kontroli nad swoim czasem. Dzięki nowym nawykom i sposobom myślenia przestaniesz reagować na zalew bodźców nowoczesnego świata i zaczniesz świadomie znajdować czas na to, co uznasz za istotne. Metoda, którą poznasz, nie polega na radykalnej transformacji stylu życia, a na dokonywaniu niewielkich zmian i świadomym kształtowaniu swoich zachowań. Odzyskasz zgubioną kreatywność, odnajdziesz zadowolenie z każdego dnia, a żadna ważna chwila nie umknie więcej Twojej świadomości.